「お礼メールを書きたいけれど、言葉がまとまらない」「催促すると失礼になりそう」。そんなときは、ChatGPTに下書きを作ってもらうと、文章を考える出発点になります。
大切なのは、相手・目的・伝えたい事実を具体的に指定することです。OpenAIも、指示を明確にし、必要な背景を伝え、回答を見ながら調整する方法を案内しています。参考：OpenAI公式のプロンプト作成ガイド。
入力前に準備すること
相手の名前や会社名は「A社の担当者」のように置き換えても構いません。顧客情報や未公開の契約内容を扱う場合は、所属先の利用ルールを確認しましょう。
また、日時・金額・約束する内容は、確定している情報だけを用意します。
1．商談後のお礼メール
次の指示文をコピーし、角括弧の部分を書き換えてください。
取引先への商談後のお礼メールを作成してください。 相手：[A社の担当者] 話した内容：[サービスの導入について] 伝えたいこと：[説明へのお礼、社内で検討して連絡すること] 次の連絡予定：[確定している場合だけ記入] 丁寧で自然な文章にし、件名と本文を分けてください。入力していない約束や日程は追加しないでください。
2．返信をお願いするメール
以前送ったメールについて、返信をお願いする文章を作成してください。 送信した日：[○月○日] 確認したい内容：[見積書を確認いただけたか] 希望する返信期限：[○月○日／特になし] 相手を責める表現を避け、行き違いへの配慮を入れてください。件名と本文を作成し、事実や事情を推測で補わないでください。
返信期限が決まっていないときは、「至急」「本日中」などの表現を追加させないことがポイントです。
3．長いメールを読みやすくする
以下のメールを、内容を変えずに読みやすく整えてください。 ・結論を先に書く ・重複する表現を減らす ・相手にお願いすることを明確にする ・日付、金額、条件は変更しない ・不明な点は勝手に補わず、本文の後に確認事項として示す 元の文章： [ここに文章を入力]
仕上がりが合わないときは
一度で完成させようとせず、「もう少し短く」「親しい取引先向けに」「謝罪の表現を重ねすぎないで」など、直したい点を具体的に伝えます。
送信前の確認は必須
完成した文章は、次の点を自分で確認しましょう。
・宛名・会社名・敬称に誤りがないか
・日付・金額・条件が元の情報と一致しているか
・決めていない約束が追加されていないか
・添付すると書いたファイルを実際に添付したか
・相手との関係に合う言葉遣いか
まずは短いお礼メールから試すと、下書きの作成と確認の流れをつかみやすくなります。
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