会議メモは残したのに、「何が決まって、誰がいつまでに動くのか」が分からない。そんなときは、ChatGPTに整理する項目を指定して、議事録の下書きを作る方法があります。
この記事では、手入力の会議メモを使う指示文を3つ紹介します。録音や文字起こし機能は使いません。AIの出力をそのまま正式な議事録にせず、元のメモと照合してから共有することが前提です。
最初に準備するもの
必要なのは、社内ルール上AIに入力してよい会議メモです。会議名、日付、議題、発言・決定事項を書き出し、取引先名や個人名は必要に応じて「A社」「担当A」に置き換えます。実名を消しても特定できる情報や、未公開の売上・契約条件などは入力しないでください。
OpenAIの公式ガイドでは、目的や背景、求める形式を具体的に伝えることが案内されています。以下の指示文も「何を整理するか」「どの形式にするか」「推測をどう扱うか」を明示しています。
指示文①：会議メモを議事録に整える
会議全体を整理したいときに使います。「提案」と「決定」を分ける指定がポイントです。角括弧の部分を自分のメモに差し替えてください。
以下の会議メモだけを根拠に、社内共有用の議事録を作ってください。 出力項目： 1. 会議名・日時（記載がなければ「記載なし」） 2. 議題 3. 決定事項 4. 提案・検討中の事項 5. 次の行動（内容／担当／期限） 6. 確認が必要な点 ルール： ・メモにない事実、担当者、期限を補わない。 ・決定と提案を混同しない。 ・担当や期限が不明なら「未定」と記載する。 ・矛盾した記述は勝手に解決せず、確認事項に残す。 会議メモ： ［ここに入力してよいメモを貼り付ける］
架空のメモで、仕上がりの形を確認
以下は説明用に作成した架空の例です。実際の会議記録や、ChatGPTの実測結果ではありません。
会議名：問い合わせ対応の見直し 日時：2026年11月10日 10時 返信テンプレートを見直すことは決定。 担当Aが11月13日までに案を作る。 休日対応を増やす案も出たが、今回は決めていない。 次回会議の日程は未定。
このメモを整理する場合、決定事項は「返信テンプレートの見直し」、次の行動は「担当Aが11月13日までに案を作成」です。「休日対応を増やす」は検討中に残します。次回の日程をAIが作っていたら、削除して「未定」に戻してください。
指示文②：担当者と期限だけを抜き出す
長い議事録から、実行する作業を確認したい場合に使います。担当や期限が空欄の作業を見つける用途にも向いています。
以下の会議メモから、合意済みの作業だけを抜き出してください。 「作業内容／担当／期限／根拠となる原文」の表で出力してください。 ・単なる提案や未承認の作業は、表の下に「未確定」として分ける。 ・担当・期限が書かれていない場合は「未定」とする。 ・日付の年や「来週」などの意味が確定できなければ、推測せず原文を残す。 ・最後に、担当・期限を確認すべき作業を列挙する。 会議メモ： ［ここにメモを貼り付ける］
表ができたら、各行の「根拠となる原文」を確認します。表の体裁が整っていることと、内容が正しいことは別です。会議で誰も引き受けていない仕事を、特定の担当者へ割り当てないようにします。
指示文③：共有前に抜け・矛盾を点検する
作成済みの議事録案を、元のメモと突き合わせるための指示です。これも人の確認を置き換えるものではなく、見直す場所を見つける補助として使います。
以下の「元メモ」と「議事録案」を比較してください。 修正版をすぐに作るのではなく、先に次の4項目を示してください。 1. 元メモにないのに追加されている記述 2. 決定事項・担当・期限の抜け 3. 提案が決定として扱われている箇所 4. 矛盾・曖昧さがあり、人に確認すべき箇所 各指摘には、該当する原文を短く添えてください。 問題が見つからない項目は「今回の照合では見つからず」としてください。 元メモ： ［元のメモ］ 議事録案： ［作成した案］
共有前に見る5つのポイント
①数値・日付は元メモと一致しているか。②担当者は実際に合意した人か。③提案を決定事項にしていないか。④未定事項を勝手に埋めていないか。⑤共有範囲に合わない個人情報・機密情報が残っていないか。この5点を確認してから、必要に応じて会議参加者に内容を確認してもらいましょう。
ChatGPTの学習への利用設定は「設定」の「データコントロール」で管理できます。ただし、学習への利用をオフにしても、会社の情報を入力してよいという許可にはなりません。利用するアカウントの契約条件と社内ルールを優先してください。
うまくまとまらないときは
出力が長すぎるなら「決定事項と次の行動を先頭にし、背景説明は3文以内に」と追加します。反対に説明が足りないなら「各決定事項に、元メモに記載された理由を1文添えて」と依頼します。情報そのものがメモにない場合は、AIに補完させず参加者へ確認します。
最初は短い会議メモで①を試し、②で担当と期限を整理し、③と目視で照合する流れがおすすめです。完成した議事録をメールで共有する場合は、ChatGPTでビジネスメールを作る指示文3選も参考にしてください。
参考資料
OpenAI公式：Prompt engineering best practices for ChatGPT
OpenAI公式：Data controls in ChatGPT
参照日：2026年11月12日。画面や設定名は更新により変わる場合があります。
